A szoftver bevezetés 5+1 szabálya

Az új szoftverek bevezetésének csupán kb. 50%-a lesz sikeres a kis- és középvállalkozások körében.

De miért ez a borzalmas arány? Megmondom. Elárulom, mi az az 4 (+1) fontos szabály, amit ha betartasz, elkerülöd a rendszerbevezetés legáltalánosabban elkövetett buktatóit. Valószínűleg te is tapasztalt, elkötelezett cégvezető vagy, de te sem látod a céged “kívülről”. Többek között ezért is hasznos a coaching, de ne kalandozzunk el. Az a 15 éves tapasztalatom, hogy a közepes, és a közepesnél nagyobb vállalkozások aránytalanul sikeresebben vezetnek be új rendszereket a cégnél mint a kicsik. A teljesség igény nélkül az alábbi 4 (+1) tippen van, amire általánosságban ügyelni kell, hogy ne csússz el ugyanazon a banánhéjon mint a többiek.

1. szabály: alaposan próbáld ki a rendszert!

Alaposan fontold meg az alábbi kérdéseket:

  1. Mit várok az új rendszertől? Alaposan kipróbáltad?

    Mi az a probléma, amit megoldanák vele? Ha egy ügymenet “papíron” (értsd: excelben, kockás füzetben, cetlikkel, telefonon) nem működik jól, azt valószínűleg egy szoftver sem oldja meg. Akkor keress szoftvert, ha egyébként minden gördülékenyen működik, de gyorsabban/precízebben/olcsóbban szeretnél üzemelni.

    Biztosan erre van szükséged? Ezt a lépést szerintem ne bízd másra. Ez nem azt jelenti, hogy ne oszd meg a döntés felelősségét munkatársakkal akik használni fogják. Sőt, ajánlom, hogy támaszkodj a meglátásaikra, tanácsaikra, de neked kell átlátnod a teljes működést. Kellemetlen, ha bevezetés után derül ki, hogy egy kulcsfontosságú funkció teljesen hiányzik, vagy teljesen más logika alapján működik mint amit feltételeztél. Szimuláljunk le egy teljes folyamatot. Esetleg beszélj egy olyan szakmabelivel, aki már használja a terméket.

  2. Nevezz ki egy felelőst!

    Nem véletlenül javasolja az ITIL a változásmenedzsment szabályozását. Ha a bevezetésnek nincs gazdája, akkor mindenki mostohagyerekként kezeli. Mivel senki sem felelős érte, jó eséllyel el is bukik. Ennek a felelős személynek (hívhatjuk folyamatgazdának, vagy kulcsfelhasználónak) két, időben elkülönülő feladata lesz:

    a) a bevezetés napjáig: a bevezetés koordinálása, a “jó gyakorlat” kialakítása (velünk együttműködve)

    b) A bevezetés után: a megszerzett tudás birtokában belülről támogassa a használatot és közvetítse számunkra a fejlesztési igényeket vagy használati kérdéseket.

    A bevezetés idejére ez a felelős kapjon elegendő hatáskört a szükséges szervezetei vagy egyéb változások végrehajtásához. Célszerű olyan kollégát választanod, aki jóban van a szoftverekkel, nyitott az újra és elég kitartó ahhoz, hogy ezt a kemény munkát ami rá vár végig vigye.

  3. Jelöld ki, és tartsd be a bevezetés napját

    Ahogyan az újkori mondás tartja: “A jó munkához idő kell, de a profi munkához határidő.” A nem létező határidő azt eredményezi, hogy azt tartják be a kollégák: sosem lesz bevezetve az új rendszer.
    Ha nem szeretnél ebbe a hibába esni, akkor jelölj ki egy napot, ahonnan kezdve az új rendszert KELL használni. Persze,m vissza lehet nézegetni a kockás füzetbe és az excel fájlokba, de a mérvadó az új rendszer legyen. Még akkor is ezt ajánlom, ha bevezetés után kiderülnek apróbb (!!) hibák / hiányosságok, amire az “éles teszt” nélkül nem derült volna fény. A problémák azért vannak, hogy megoldjuk őket.

    A bevezetést esetleg megelőzheti egy 1-2 hetes időszak, amikor a régi módszert és az új szoftver együt üzemeltetitek. Ez nagyon erőforrásigényes, extra költség és jelentős többlet munka mindenkinek, de egyben igen hatékony is lehet.

  4. Ha kész (“dobozos”) terméket választasz, egy kicsit az ügymenetnek is idomulnia kell.

    Minden szoftver egy kompromisszum. A Windows vajon ideális operációs rendszer? Az Office álmaid irodai csomagja? Nekem nem. Mégis sokan használják, mert használható és sokba kerülne egy egyedi táblázatkezelőt fejleszteni. A bevezetés elég gyorsan elbukik, ha a legkisebb mértékben sem hajlandó a célgvezetés igazítani az ügymeneten. Lássuk be: annak az esélye, hogy a piacon kaphatsz olyan ügyviteli rendszert ami 100%-ban megfelel a jeélenlegi ügymenetnek, konvergál a nullához. Persze, nem azt akarom mondani, hogy teljesenát kell szabni a cég bevált működését egy új szoftver miatt, csak itt-ott érdemes igazítani ha egy egyébként megfelelő rendszert találtunk. Az előny általában kárpótol, ha elhagyod picit a komfortzónát. (Ha semmiképp sem akarsz a legkisebb mértékben sem változtatni, akkor javaslom az egyedi szoftver fejlesztését.)

  5. …és az utolsó +1 szabály: ne hagyd elszabotálni a bevezetést!

    Nem biztos, hogy a kollégáid mindegyik pont úgy fog lelkesedni az új rendszertért mint te. Az emberek nem szívesen tanulnak újat, ráadásul más szemmel látják a világot mint te. Nem érdekük sem az, hogy szorosabban kövesd a munkájukat, sem az hogy a céged sikeresebb legyen, olcsóbban vagy jobban működjön. Az új rendszer bevezetése sok tanulással jár, ki kell mozdulni a komfortzónából. Ne hagyd, hogy “Gizike” ítélje meg a cégedben, hogy szükség van-e vállalatirányítási rendszerre, vagy nincs.

    Miből veszed észre, hogy felütötte a fejét ez a jelenség nálatok is?

    Kollégáid lépten-nyomon azt bizonygatják, hogy nagyon jó volt az úgy ahogy volt, hiszen “eddig is elműködtünk így”. Egy-egy problémára van 5 módszer ahogyan NEM lehet megoldani, de egy sincs, ahogy meg lehet. Minden egyes döccenő előtt és alatt látványosan szenvednek. Tehát ha olyan problémát fedeztek fel, amire soha nem lesz megoldás, és csak a régi rendszerhez való teljes visszatérés a megoldás, akkor keress minket a megoldásért. 🙂