Hogyan vezetnek be szoftvereket a sikeres vállalkozások?

…hát nem úgy, hogy “ha akarjátok, majd próbáljátok ki”.

Már Yoda is megmondta, hogy “tedd vagy ne tedd, de ne próbáld”. Ennél jobban nem is lehetne összefoglalni az a kálváriát, amit némely (kis)vállalkozás egy szoftver bevezetése körül okoz. Kb. 10-12 éve mióta a webes szoftverünket bevezettük az első ügyfeleinknél (van, aki azóta is úgy használja ahogy van) több tucat implementációval a hátam mögött írom ezeket a sorokat. Nagyon sok kisvállalkozás csetlik-botlik egy szoftver bevezetés idején. Nagyon rossz nézni, amit csinálnak. Cikkemmel segíteni szeretnék nektek, hogy mit tegyetek és mit ne tegyetek, ha egy új szoftver akartok bevezetni.

A legrosszabb, amit tehettek, hogy péntek délután “ha lesz időtök, itt van ez az izé … hogy is hívják … próbáljátok ki” felkiáltással elintézitek az egészet. Ezzel azonnal hamvába holt a művelet, hétfőre már nem is fognak rá emlékezni. Egy új ügyviteli szoftver bevezetése igen komoly meló. Ismer valaki olyan kollégát, aki önszántából meg akar tanulni egy új rendszert csak azért, hogy – bár az ő élete ettől bonyolultabbá válik – a kenyéradó vállalkozásának ettől jobb legyen? Na, ugye. A kollégák nem akarnak új rendszert bevezetni, nekik jó a régi. (Ha nem volt régi, az meg még jobb.) Szoftver bevezetni a vezető akar vagy a tulajdonos, mert a cég érdekei ezt diktálják. Csakhogy a vezető által helyesen felismert cégérdekek a legritkább esetben illeszkednek a munkavállalók közvetlen érdekeihez. Lojalitás nincs, ha a cégnek rosszabbul megy akkor elegánsan továbbállnak. Ezért a vezetőség feladata és felelőssége, hogy rendet vágjon a káoszban, aminek egy kiváló módja egy tevékenységhez illeszkedő ügyviteli rendszer bevezetése.

Alább összefoglalom 7 pontban, hogy hogyan vezetnek be új szoftvert/rendszert a profik.

  1. Legyen egy kulcsfelhasználód. Ő legyen ott minden megbeszélésen, amelyet a szoftverről tartasz. Ő tartsa a kapcsolatot a szoftver fejlesztőjével (disztribútorával). Az ő személyes felelőssége legyen a bevezetés sikere. Hozzá forduljanak kérdéssel a felhasználók, és ha ő nem tudja a választ, ő forduljon a támogatáshoz. Minden információ folyjon át rajta.
  2. Ha a szoftvernek van ügyfél-kapcsolata, akkor szükség lesz egy olyan kulcs-ügyfélre, aki elég rugalmas és haladó ahhoz, hogy kísérleti nyúlként együttműködjön a bevezetés alatti tesztelésekben.
  3. Legyen a bevezetésnek határnapja. Ahogy az újkori közmondás tartja: a jó munkához idő kell, a profi munkához határidő. Jelöljünk ki egy reális határnapot, amit lehetőség szerint csak akkor módosítsunk, ha kitör a háború vagy a pestis. Legyen ez kőbe vésve, és attól a naptól kezdve az új rendszert KELL használni. Ha nem adunk meg határnapot, sosem lesz bevezetve.
  4. A vezetőség legyen elkötelezett és eléggé erőszakos. Ezt most a rossz értelemben gondolom. 🙂 Többször tapasztaljuk, hogy a munkatársak szabotálják a bevezetést. Felsorolnak legalább 10 okot, ami miatt ez semmiképpen sem jó, és a legjobb lenne mindent hagyni a régiben. Gondoljuk át ilyenkor, hogy ki vezeti a céget. Szomorú látni, ahogyan Gizike a titkárnő eldönti, hogy melyik rendszer hasznos a cégnek, és melyik nem. Egy pillanat alatt ítélkezik, és kijelenti, hogy mit tehet a cégvezető és mit nem. Egy jól kézben tartott cégben ez nem fordul elő.
  5. A technikai feltételek legyenek adottak. Ne vezessük be úgy az új szoftvert, hogy valamilyen technikai feltétel nem adott. A bevezetés határnapját csak akkor véssük bele az épület falába, ha minden technikai előfeltétel biztosított az új rendszer használatához. (Pl: eszközök, oktatások, engedélyek, stb.)
  6. Legyen világos a folyamat, és a szoftver szerepe. Pontosan tudnia kell mindenkinek, hogy mire való az új rendszer, miben változik az eddigi folyamat és mit váltunk ki vele. Ha nem tudjuk hogy mit várunk a szoftvertől és mire fogjuk használni, akkor lehet rendszert bevezetni.
  7. Minimális ügyviteli átalakításra szükség lesz. Törődjünk bele. Még a teljesen egyedi szoftvereknél is, nemhogy a dobozosnál. Olyan rendszer nem lesz, ami pontosan ugyanúgy fog működni, mint amit eddig papíron vagy Excelben csináltunk. Egy kicsit mindig módosítani kell ilyenkor az ügymeneten, de ez probléma, hanem lehetőség! 🙂

Könnyezve írom le, de ezt a multik jobban csinálják. Az egyik legprofibb szoftver-bevezetést a Richternél tapasztaltam. Mintaértékű volt: kijelölték a bevezetésért felelős személyt, kapott felelősséget és hatáskort. Kijelölték a bevezetés határnapját, és pontosan megfogalmazták (és lemodellezték,) hogy miképp fogják a Deliveo-t használni. Öröm volt látni, ezt a másik végletet, amikor minden szabályzott és mederbe van terelve. Egyszóval egy új szoftver bevezetésénél fel kell tűrni az ingujjakat, és az is lehet, hogy az asztalra kell csapni. 😉

Tetszett? Oszd meg!

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük