Új szoftver bevezetésének 5+1 aranyszabálya

Mi az a probléma, amit megoldanák vele? Ha egy ügymenet u0022papíronu0022 (értsd: excelben, kockás füzetben, cetlikkel, telefonon) nem működik jól, azt valószínűleg egy szoftver sem oldja meg. Akkor keress szoftvert, ha egyébként minden gördülékenyen működik, de gyorsabban/precízebben/olcsóbban szeretnél üzemelni. u003cbr/u003eu003cbr/u003eBiztosan erre van szükséged? Ezt a lépést szerintem ne bízd másra. Ez nem azt jelenti, hogy ne oszd meg a döntés felelősségét munkatársakkal akik használni fogják. Sőt, ajánlom, hogy támaszkodj a meglátásaikra, tanácsaikra, de neked kell átlátnod a teljes működést. Kellemetlen, ha bevezetés után derül ki, hogy egy kulcsfontosságú funkció teljesen hiányzik, vagy teljesen más logika alapján működik mint amit feltételeztél. Szimuláljunk le egy teljes folyamatot. Esetleg beszélj egy olyan szakmabelivel, aki már használja a terméket.

Nem véletlenül javasolja az ITIL a változásmenedzsment szabályozását. Ha a bevezetésnek nincs gazdája, akkor mindenki mostohagyerekként kezeli. Mivel senki sem felelős érte, jó eséllyel el is bukik. Ennek a felelős személynek (hívhatjuk folyamatgazdának, vagy kulcsfelhasználónak) két, időben elkülönülő feladata lesz:u003cbr/u003eu003cbr/u003ea) a bevezetés napjáig: a bevezetés koordinálása, a u0022jó gyakorlatu0022 kialakítása (velünk együttműködve)u003cbr/u003eu003cbr/u003eb) A bevezetés után: a megszerzett tudás birtokában belülről támogassa a használatot és közvetítse számunkra a fejlesztési igényeket vagy használati kérdéseket.u003cbr/u003eu003cbr/u003eA bevezetés idejére ez a felelős kapjon elegendő hatáskört a szükséges szervezetei vagy egyéb változások végrehajtásához. Célszerű olyan kollégát választanod, aki jóban van a szoftverekkel, nyitott az újra és elég kitartó ahhoz, hogy ezt a kemény munkát ami rá vár végig vigye.

Ahogyan az újkori mondás tartja: u0022A jó munkához idő kell, de a profi munkához határidő.u0022 A nem létező határidő azt eredményezi, hogy azt tartják be a kollégák: sosem lesz bevezetve az új rendszer.u003cbr/u003eHa nem szeretnél ebbe a hibába esni, akkor jelölj ki egy napot, ahonnan kezdve az új rendszert KELL használni. Persze,m vissza lehet nézegetni a kockás füzetbe és az excel fájlokba, de a mérvadó az új rendszer legyen. Még akkor is ezt ajánlom, ha bevezetés után kiderülnek apróbb (!!) hibák / hiányosságok, amire az u0022éles tesztu0022 nélkül nem derült volna fény. A problémák azért vannak, hogy megoldjuk őket.u003cbr/u003eu003cbr/u003eA bevezetést esetleg megelőzheti egy 1-2 hetes időszak, amikor a régi módszert és az új szoftver együt üzemeltetitek. Ez nagyon erőforrásigényes, extra költség és jelentős többlet munka mindenkinek, de egyben igen hatékony is lehet.

Minden szoftver egy kompromisszum. A Windows vajon ideális operációs rendszer? Az Office álmaid irodai csomagja? Nekem nem. Mégis sokan használják, mert használható és sokba kerülne egy egyedi táblázatkezelőt fejleszteni. A bevezetés elég gyorsan elbukik, ha a legkisebb mértékben sem hajlandó a célgvezetés igazítani az ügymeneten. Lássuk be: annak az esélye, hogy a piacon kaphatsz olyan ügyviteli rendszert ami 100%-ban megfelel a jeélenlegi ügymenetnek, konvergál a nullához. Persze, nem azt akarom mondani, hogy teljesenát kell szabni a cég bevált működését egy új szoftver miatt, csak itt-ott érdemes igazítani ha egy egyébként megfelelő rendszert találtunk. Az előny általában kárpótol, ha elhagyod picit a komfortzónát. (Ha semmiképp sem akarsz a legkisebb mértékben sem változtatni, akkor javaslom az u003ca href=u0022https://mav-it.hu/programfejlesztesu0022 target=u0022_blanku0022 rel=u0022noreferrer noopeneru0022u003eegyedi szoftver fejlesztésétu003c/au003e.)

Nem biztos, hogy a kollégáid mindegyik pont úgy fog lelkesedni az új rendszertért mint te. Az emberek nem szívesen tanulnak újat, ráadásul más szemmel látják a világot mint te. Nem érdekük sem az, hogy szorosabban kövesd a munkájukat, sem az hogy a céged sikeresebb legyen, olcsóbban vagy jobban működjön. Az új rendszer bevezetése sok tanulással jár, ki kell mozdulni a komfortzónából. Ne hagyd, hogy u0022Gizikeu0022 ítélje meg a cégedben, hogy szükség van-e vállalatirányítási rendszerre, vagy nincs.u003cbr/u003eu003cbr/u003eu003cstrongu003eMiből veszed észre, hogy felütötte a fejét ez a jelenség nálatok is?u003c/strongu003eu003cbr/u003eu003cbr/u003eKollégáid lépten-nyomon azt bizonygatják, hogy nagyon jó volt az úgy ahogy volt, hiszen u0022eddig is elműködtünk ígyu0022. Egy-egy problémára van 5 módszer ahogyan NEM lehet megoldani, de egy sincs, ahogy meg lehet. Minden egyes döccenő előtt és alatt látványosan szenvednek. Tehát ha olyan problémát fedeztek fel, amire soha nem lesz megoldás, és csak a régi rendszerhez való teljes visszatérés a megoldás, akkor keress minket a megoldásért. 🙂