Az új szoftverek bevezetésének csupán kb. 50%-a lesz sikeres a KKV szektorban.

De miért ez a borzalmas arány? Megmondom. Elárulom, mi az a 5 (+1) fontos szabály, amit ha betartasz, elkerülöd a szoftver bevezetés legáltalánosabban elkövetett buktatóit. Lehet, hogy te is tapasztalt, elkötelezett cégvezető és tulajdonos vagy, de te sem látod a céged „kívülről”. Többek között ezért is hasznos a coaching, de ne kalandozzunk el. Az a 20 éves tapasztalatom, hogy a közepes, és a közepesnél nagyobb vállalkozások aránytalanul sikeresebben vezetnek be új rendszereket a cégnél mint a kicsik. A teljesség igény nélkül az alábbi 5 (+1) tippen van, amire általánosságban ügyelni kell, hogy ne csússz el ugyanazon a banánhéjon mint a többiek.

1. szabály: alaposan próbáld ki a rendszert!

Fontold meg az alábbi kérdéseket: Mit várok az új rendszertől? Élő adatokkal kipróbáltad? Mi az a probléma, amit megoldanák vele? Ha egy ügymenet „papíron” (értsd: excelben, kockás füzetben, cetlikkel, telefonon) nem működik jól, azt valószínűleg egy szoftver sem oldja meg. Akkor keress szoftvert, ha egyébként minden gördülékenyen működik, de gyorsabban/precízebben/olcsóbban szeretnél üzemelni.

2. szabály: biztosan erre van szükséged?

Ezt a lépést ne bízd másra. Ez nem azt jelenti, hogy ne oszd meg a döntés felelősségét munkatársakkal akik használni fogják. Sőt, ajánlom, hogy támaszkodj a meglátásaikra, tanácsaikra, de neked kell átlátnod a teljes működést. Kellemetlen, ha bevezetés után derül ki, hogy egy kulcsfontosságú funkció teljesen hiányzik, vagy teljesen más logika alapján működik mint amit feltételeztél. Szimuláljunk le egy teljes folyamatot. Esetleg beszélj egy olyan szakmabelivel, aki már használja a terméket.

3. szabály: Nevezz ki egy felelőst!

Nem véletlenül javasolja az ITIL a változásmenedzsment szabályozását. Ha a bevezetésnek nincs gazdája, akkor mindenki mostohagyerekként kezeli. Mivel senki sem felelős érte, jó eséllyel el is bukik. Ennek a felelős személynek (hívhatjuk folyamatgazdának, vagy kulcsfelhasználónak) két, időben elkülönülő feladata lesz:

a) A bevezetés napjáig: a bevezetés koordinálása, a „jó gyakorlat” kialakítása (velünk együttműködve)

b) A bevezetés után: a megszerzett tudás birtokában belülről támogassa a használatot és közvetítse számunkra a fejlesztési igényeket vagy használati kérdéseket.

A bevezetés idejére ez a felelős kapjon elegendő hatáskört a szükséges szervezetei vagy egyéb változások végrehajtásához. Célszerű olyan kollégát választanod, aki jóban van a szoftverekkel, nyitott az újra és elég kitartó ahhoz, hogy végig vigye azt a kemény munkát ami rá vár.

4. szabály: jelöld ki és tartasd be a bevezetés dátumát!

Ahogyan az újkori mondás tartja: „A jó munkához idő kell, de a profi munkához határidő.” A nem létező határidő azt eredményezi, hogy azt tartják be a kollégák: sosem lesz bevezetve az új rendszer.
Ha nem szeretnél ebbe a hibába esni, akkor jelölj ki egy napot, ahonnan kezdve az új rendszert KELL használni. Persze vissza lehet nézegetni a kockás füzetbe és az excel fájlokba, de a mérvadó az új rendszer legyen. Még akkor is ezt ajánlom, ha bevezetés után kiderülnek apróbb (!!) hibák / hiányosságok, amire az „éles teszt” nélkül nem derült volna fény. A problémák azért vannak, hogy megoldjuk őket.

A bevezetést esetleg megelőzheti egy 1-2 hetes időszak, amikor a régi módszert és az új szoftver együt üzemeltetitek. Ez nagyon erőforrás igényes, extra költség és jelentős többlet munka mindenkinek, de egyben igen hatékony is lehet.

5. szabály: Ha kész („dobozos”) terméket választasz, egy kicsit az ügymenetnek is idomulnia kell.

Minden szoftver egy kompromisszum. A Windows vajon ideális operációs rendszer? Az Office álmaid irodai csomagja? Nekem nem. Mégis sokan használják, mert használható, és sokba kerülne egy egyedi táblázatkezelőt fejleszteni. A bevezetés elég gyorsan elbukik, ha a legkisebb mértékben sem hajlandó a cégvezetés igazítani az ügymeneten. Lássuk be: annak az esélye, hogy a piacon kaphatsz olyan ügyviteli rendszert ami 100%-ban megfelel a jelenlegi, évek alatt tökéletesre csiszolt ügymenetnek, konvergál a nullához. Persze, nem azt akarom mondani, hogy teljesen át kell szabni a cég bevált működését egy új szoftver miatt, de itt-ott érdemes igazítani ha egy egyébként nagyrészt megfelelő rendszert találtunk. Az előny általában kárpótol, ha elhagyod picit a komfortzónád. (Ha semmiképp sem akarsz a legkisebb mértékben sem változtatni, akkor javaslom az egyedi szoftver fejlesztését.)

…és az utolsó +1 szabály: ne hagyd elszabotálni a bevezetést!!

Nem biztos, hogy a kollégáid mindegyik pont úgy fog lelkesedni az új rendszertért mint te. Az emberek nem szívesen tanulnak újat, ráadásul más szemmel látják a világot mint te. Nem érdekük sem az, hogy szorosabban kövesd a munkájukat, sem az hogy a céged sikeresebb legyen, olcsóbban vagy jobban működjön. Az új rendszer bevezetése sok tanulással jár, ki kell mozdulni a komfortzónából. Ne hagyd, hogy a te cégedben „Gizike” ítélje meg, hogy szükség van-e vállalatirányítási rendszerre, vagy nincs.

Miből veszed észre, hogy szabotázs zajlik?

Kollégáid lépten-nyomon azt bizonygatják, hogy nagyon jó volt az úgy ahogy volt, hiszen „eddig is elműködtünk így”.
Egy-egy problémára van 5 módszer ahogyan NEM lehet megoldani, de egy sincs ahogy lehet.
Minden egyes döccenő előtt, alatt és után látványosan szenvednek és világvégét vizionálnak.

Tehát ha olyan problémát fedeztek fel, amire soha nem lesz megoldás, és csak a régi rendszerhez való teljes visszatérés lehetséges, akkor keress minket! 🙂